In 10 stappen greep op je dagbestedingatelier

25 september 2016

Door: Saskia ter Kuile, medewerker Public affairs, communicatie en marketing voor Vilans, Kenniscentrum voor langdurige zorg

 

Nederland kent enkele honderden dagbestedingateliers waar naar schatting 20.000 mensen mooie dingen maken. Deze instellingsateliers worden gestuurd op zorg, niet op financiële doelstellingen. Dat maakt dat de mensen die verantwoordelijk zijn voor de organisatie van de ateliers vaak niet goed weten hoe ze de bedrijfsvoering van een dergelijk atelier moeten organiseren. De meeste kennis over organisatie ligt bij de overkoepelende zorgorganisatie en niet bij de ateliers. Omdat de financieringsstromen via de overkoepelende organisatie lopen, hebben de ateliers geen direct zicht op de financiën. De leiding weet wel welk type zorgvergoeding de cliënten meebrengen, maar een gedetailleerd inzicht in opbrengsten en kosten ontbreekt. Ondanks deze beperkingen wordt van teams die een atelier leiden in toenemende mate ondernemerschap en zelfsturing gevraagd.

Zonder uitzondering komen wij bij alle vestigingen met kunstactiviteiten gepassioneerde, creatieve en betrokken mensen tegen die zich met hart en ziel inzetten voor de kunstenaars en de medewerkers van de ateliers. Al deze mensen worstelen echter ook met hun opdracht. Hoe organiseer je op een stabiele wijze dagbestedingactiviteiten voor cliënten, met of zonder een kunstzinnig doel? Hoe hou je jouw team staande en behoud je het atelier als betekenisvolle werkplaats voor de mensen die daar gebruik van willen maken?

Het is belangrijk dit zo te organiseren dat het atelier toekomstbestendig is binnen de huidige organisatorische en financiële kaders. In 10 stappen kun je als coördinator greep krijgen op de organisatie van een atelier.

 

1. Maak een foto van de bestaande situatie
Weet wat je vertrekpunt is. Breng de kosten (huisvesting, personeel, vrijwilligers, materialen) in kaart. Als je zelf niet van de cijfers bent, kun je bijvoorbeeld een afstudeeropdracht voor een HBO-opleiding Economie formuleren.
Als het atelier een vorm van productieproces met een derde geldstroom heeft – een gieterij, het maken van producten in serie – breng je de capaciteit in kaart. Hoeveel productie (uren, stuks) wordt er gedraaid per week? Dit is een kwestie van turven. Dan weet je wat je kunt verkopen zonder teveel stress voor cliënten.
Breng je opbrengsten in kaart. Iedere cliënt heeft een eigen financiering: Wmo, PGB. Doe je fondsaanvragen of ben je een goed doel? En, hoeveel verkoop je? Als het goed is heb je na drie maanden turven en een uitvraag bij de afdeling financiën een foto van je atelier. De vraag is dan: maak je verlies, speel je quitte of hou je geld over? Het is belangrijk om dit goed in kaart te hebben omdat een vervolgstap voor het wegwerken van verlies een andere stap is dan het maken van afspraken over het investeren van een overschot.

 

2. Maak gebruik van resources in je directe omgeving
Als je zelf meer van het creatieve en sociale bent en minder van de cijfers dan hoeft dat geen probleem te zijn, als je de juiste mensen maar om hulp vraagt. Ben je al een keer kennis gaan maken bij de afdeling Financiën? Daar zitten fantastische mensen die jouw vragen – als je die goed hebt voorbereid – willen beantwoorden. Is er een ouder of een familielid dat mee wil kijken in een bedrijfsplan voor het atelier? Veel mensen willen best iets doen, maar ook hier geldt weer; stel de vraag scherp.
Voorbeeld: “Kun je mij helpen om gedurende drie maanden de kosten en opbrengsten van het atelier duidelijk te krijgen? Daarvoor zou ik graag 1 keer per 2 weken willen afspreken om datgene wat wij turven en uitvragen op de juiste manier op een rijtje te zetten.”

 

3. Maak een plan
Uitgangspunt van je plan is om cliënten betekenis te bieden in hun leven met zinvolle dagbesteding, specifiek met kunstzinnige activiteiten. Wat is er voor nodig om dat stabiel met de best mogelijke kwaliteit te doen? Je hebt alle elementen voor een bedrijfs- of afdelingsplan verzameld. Je weet wat het atelier kost en wat het oplevert. Wat valt je op? Kom je geld tekort? Waar zit dat dan in? Bij een atelier voor maatschappelijke opvang was één van de oorzaken voor een structureel tekort dat de financiering voor mensen die gebruik maken van de voorziening moeilijk te regelen was omdat Wmo-ondersteuning gerelateerd is aan de postcode van de cliënt. Als een cliënt vaak wisselt van adres of helemaal geen adres heeft dan komt er geen financiering vanuit de Wmo. Komt het benodigde geld dan uit subsidie? Is dat genoeg? Voldoende geld voor je activiteiten, nu en in de toekomst is een harde randvoorwaarde. Weet hoeveel je nodig hebt en maak een plan om dat te krijgen en te houden.

 

4. Het plan bevat stappen
In het plan kun je verschillende stappen onderscheiden. Hoeveel cliënten met welke financiering heb je nodig? Heb je voldoende cliënten met de juiste financiering? Als een cliënt eigenlijk 1 op 1 ondersteuning nodig heeft en de indicatie is te licht dan kan dat de kwaliteit van de begeleiding van alle cliënten beïnvloeden. Hoe ga je dit opvangen? Herindicatie? Ondersteuning door vrijwilligers?
Stappen in het plan zijn:
- Stappen om te hoge kosten terug te dringen.
- Stappen om meer inkomsten te krijgen – cliëntgebonden en/of verkoop.
- Stappen om het team van het atelier stabiel en van de juiste kwaliteit te hebben (begeleiders, coördinatie, stagairs, vrijwilligers).

 

5. Het plan is SMART
Specifiek - Is de doelstelling eenduidig? Is het voor mijzelf, mijn team en mijn leidinggevenden duidelijk wat een stap inhoudt?
Bijvoorbeeld: tijdige herindicatie: wie doet dat, wat is de doorlooptijd (hoe lang duurt het), wie bewaakt het proces, wat moet het opleveren, niet alleen voor de individuele cliënt maar voor de hele groep.
Meetbaar - Onder welke (meetbare/observeerbare) voorwaarden of vorm is het doel bereikt? Nogmaals herindicatie: tijdige herindicatie levert ieder jaar X inkomsten die direct ten goede komen aan adequate bezetting.
Acceptabel - Is deze acceptabel/aanvaardbaar voor de doelgroep en/of het management? Voorbeeld herindicatie: welke hindernissen staan adequate herindicatie in de weg? Hebben ouders er bijvoorbeeld moeite mee?
Realistisch - Is het doel haalbaar? Bijvoorbeeld het verhogen van eigen inkomsten. Gemiddelde marktinkomsten van ateliers liggen – afhankelijk van de activiteiten – tussen de € 20.000 en de € 40.000 per jaar. Een doelstelling van € 100.000 eigen inkomsten binnen 6 maanden is niet realistisch.
Tijdsgebonden - Wanneer (in de tijd) moet het doel bereikt zijn? Benoem dit per stap.

 

6. Het plan afstemmen met leidinggevenden
Je kunt nog zo’n goed plan hebben gemaakt vanuit het atelier, maar zonder af- en instemming van leidinggevenden is het niet waarschijnlijk dat het plan de werkelijkheid van cliënten en medewerkers gaat verbeteren. Belangrijk is om eerst zelf inzicht te krijgen in de situatie, dan te benoemen wat de problemen en de oplossingen zijn – de mogelijke stappen. Dan te bepalen waar (volgens jou) een leidinggevende iets van moet vinden of verantwoordelijk voor is. Wat kun en mag jij zelf? Wat gaat je leidinggevende doen? Probeer elke stap zo SMART mogelijk te benoemen.

 

7. Het plan afstemmen met het team
Betrek je team bij alle stappen van het maken van het plan – inventariseren; duiden; prioriteren. Neem de opmerkingen en observaties van je teamleden serieus. Als drie mensen zeggen dat er onvoldoende kennis is om een bepaalde cliënt met bijvoorbeeld NAH te begeleiden, dan hoort het versterken van kennis over NAH en gedrag dat daarbij hoort in het plan. Sommige zaken kun je direct regelen. Doe dat. De meeste mensen denken graag mee over het organiseren van hun eigen werk, maar stoppen daarmee als ze niet zien dat er iets – hoe klein ook – verandert.

 

8. Het plan afstemmen met cliënten en hun familie
Alle vormen van organisatieontwikkeling zullen op enig moment gedeeld moeten worden met cliënten en hun familie. Een begeleider neemt afscheid, vrijwilligers komen erbij, er is een nieuwe werkwijze, mogelijkheden of producten worden geïntroduceerd. Als het goed is, is er al een vorm van communicatie met cliënten en hun familie hierover. Mogelijk zijn bepaalde familieleden wat intensiever betrokken bij het atelier. Vraag hen of je gedurende een uur het plan en de stappen die erin staan aan hen mag uitleggen. Het scherpt jezelf en je kunt hun opmerkingen meenemen om stappen te prioriteren.

 

9. Het plan uitvoeren
Het opstellen en afstemmen van een plan is al een interventie. Je zult zien dat als je zaken systematisch benadert, dat dat al veranderingen oproept. Als je je plan hebt afgestemd, dan komt er over het algemeen geen duidelijke opdracht van een leidinggevende. De verantwoordelijkheid voor de uitvoer ligt namelijk bij het team. Dus aan de slag! Kijk wat er is veranderd en welke onderdelen van het plan met wie kunnen worden aangepakt. Niet alles zelf doen, taken verdelen en zoveel mogelijk hulp vragen, binnen en buiten de organisatie. Wees ook realistisch met je eigen capaciteit. Voor als het niet anders kan liever één verandering goed door dan vijf veranderingen slecht.

 

10. Evalueer en koppel terug
Kijk na een half jaar terug. Wat is ervan terechtgekomen? Hebben de stappen bijgedragen tot de doelen die jij met leidinggevende, team en cliënten hebt benoemd. Ja? Gefeliciteerd! Tijd voor taart! En voor nieuwe plannen, want de wereld staat niet stil en onze organisatie beweegt mee.

2689

Wat fijn dat je jouw bijdrage wilt geven! Om dat te doen dien je eerst in te loggen.

Heb je nog geen profiel? Registreer dan eerst om een nieuw profiel aan te maken.

Functie(s):Account- en projectmanager
Organisatie:Special Arts